Ein jährlicher Einkaufsplan ist ein Rückwärtsplan, der für jeden Höhepunkt des Jahres die Bestellfrist, das Budget und die Aufteilung nach Artikelnummer festlegt, ausgehend von dem Tag, an dem die Zigarre im Schaufenster liegen soll. Für den Dezember fällt dieses Datum auf den Herbst, lange bevor die erste Weihnachtsdekoration angebracht wird. Wer seine Bestellung erst im November aufgibt, bereitet sich nicht auf das Jahresende vor – er muss es einfach über sich ergehen lassen.
Dieser Artikel stellt Ihnen die vollständige Methode vor, anhand eines Beispiels für einen Zigarrenladen Arturo Fuente: die tatsächliche Lieferzeit berechnen, die eigenen saisonalen Schwankungen erkennen, eine Prognose in ein Budget umwandeln, den Liquiditätsfluss sichern und verhindern, dass ein guter Dezember zu einem Lagerüberhang im Februar wird. Die Zahlenbeispiele sind allgemeiner Natur und dienen lediglich der Veranschaulichung: Sie sollen die Funktionsweise verdeutlichen, nicht ein konkretes Geschäft beschreiben.
Warum der Dezember schon im Oktober gewonnen wird: Die Logik der Rückwärtsplanung
Die meisten Fehlkäufe zum Jahresende sind nicht auf eine falsche Einschätzung der Produkte zurückzuführen, sondern auf eine falsche Zeitplanung. Eine Premium-Zigarre ist keine Ware, die innerhalb von vierundzwanzig Stunden wieder aufgestockt werden kann. Zwischen dem Zeitpunkt, an dem Sie sich für eine Bestellung entscheiden, und dem Zeitpunkt, an dem die Schachtel tatsächlich verkaufsfertig ist, durchläuft der Vorgang eine Reihe von Schritten, von denen jeder seine eigene Dauer hat: Bestellbestätigung bei Ihrem Händler, Vorbereitung und Transport, Wareneingang und Kontrolle, Einlagerung, Stabilisierung der Luftfeuchtigkeit in den Schachteln und schließlich die Präsentation im Schaufenster oder in einer Vitrine. Zusammengenommen ergeben diese Schritte die tatsächliche Lieferzeit, die fast immer länger ist, als man zunächst annimmt.
Die Formel für die Rückwärtsplanung ist einfach. Der Bestellschluss entspricht dem angestrebten Verkaufsstart abzüglich der Summe aus Lieferzeit, Reifezeit im Weinkeller, Aufbauphase und einer Sicherheitsmarge. Jeder dieser Zeiträume lässt sich genau berechnen, keiner davon lässt sich schätzen.
Nehmen wir ein allgemeines Beispiel. Sie möchten, dass Ihr Jahresendbestand am 1. Dezember bereitsteht und präsentiert wird. Die festgestellte Lieferzeit beträgt 21 Tage, die Lagerung im Keller dauert 10 Tage, das Aufstellen in der Auslage und die Vorbereitung der Geschenksets fünf Tage, und Sie planen fünf Tage Spielraum für eventuelle Transportverzögerungen ein. Insgesamt sind das 41 Tage, womit die Bestellfrist auf den 21. Oktober fällt. Diese Zeitangaben sind Arbeitsannahmen: Ermitteln Sie Ihre eigenen Zeitwerte anhand Ihrer letzten drei Bestellungen und ziehen Sie dabei die längste Dauer heran statt des Durchschnitts, denn es ist die Verzögerung – und nicht die durchschnittliche Lieferzeit –, die Ihnen Umsatz entgeht.
Lieferung, Stabilisierung, Aufstellung und Pufferzeit: Es ist die Gesamtheit dieser Faktoren – und nicht nur der Transport allein –, die Ihren Stichtag bestimmt.
Bei Artikeln, die einer Zuteilung unterliegen – allen voran das OpusX – ist eine Klarstellung erforderlich. Diese lassen sich nicht nach Ihrem Zeitplan kaufen, sondern nach dem des Vertriebs: Die Mengen werden zugeteilt, die Vorbestellungsfristen im Voraus festgelegt, und eine nicht rechtzeitig vorbestellte Schachtel lässt sich nicht immer nachholen. Ihr Einkaufsplan muss daher zwei unterschiedliche Zeitpläne berücksichtigen: den für frei verfügbare Artikel, den Sie selbst steuern, und den für zuteilungspflichtige Artikel, den Sie durch regelmäßigen Austausch mit Ihrem Ansprechpartner beim Vertrieb verfolgen. Bei diesen Artikeln lautet die richtige Frage nicht „Wann soll ich bestellen?“, sondern „Wann soll ich mich melden und für welche Mengen?“.
Die Rückwärtsplanung hat schließlich einen Vorteil, der oft unterschätzt wird: Sie verwandelt ein vages Gefühl („Ich sollte mal an Weihnachten denken“) in einen konkreten Termin, der im Kalender vermerkt ist und für den eine bestimmte Person verantwortlich ist. Einen konkreten Termin vergisst man nicht. Eine gute Absicht hingegen schon.
Eine Zigarre, die transportiert wurde, findet im Lager wieder ihr Feuchtigkeitsgleichgewicht, bevor sie zum Verkauf angeboten wird: Diese Stabilisierungszeit ist ebenso Teil der Beschaffungszeit wie der Transport.
Die eigene Saisonalität erkennen: Der Monatsindex in drei Schritten
Bevor Sie Planungen für den Dezember anstellen, sollten Sie wissen, was der Dezember für Ihr Geschäft tatsächlich bedeutet. Allgemeine Anhaltspunkte zum Jahresendgeschäft sind zwar hilfreich, um sich einen Überblick zu verschaffen, ersetzen jedoch nicht Ihre eigenen Zahlen, da die saisonalen Schwankungen je nach Standort, Kundschaft (Anwohner, Durchreisende, Geschäftskunden) und Art desSortiments stark variieren. Das Instrument, mit dem sich dies messen lässt, heißt Saisonindex und wird in drei Schritten auf der Grundlage Ihrer Umsätze der letzten 24 Monate ermittelt.
Erster Schritt: Extrahieren Sie aus Ihrer Kassensoftware die monatlichen Umsätze, vorzugsweise als Einkaufskosten statt als Bruttoumsatz, um den Einfluss von Preisänderungen auszublenden. Zweiter Schritt: Berechnen Sie den monatlichen Durchschnittswert des Jahres. Dritter Schritt: Teilen Sie jeden Monat durch diesen Durchschnitt. Ein Index von 1,00 entspricht einem durchschnittlichen Monat, 1,75 einem Monat, der 75 % über dem Durchschnitt liegt, und 0,70 einem schwachen Monat. Wenn Ihnen Daten aus zwei Jahren vorliegen, bilden Sie den Durchschnitt der beiden Indexreihen und lassen Sie dabei alle außergewöhnlichen Ereignisse außer Acht, die die Auswertung verfälschen würden.
| Monat | Umsatz (fiktives Beispiel) | Saisonindex |
|---|---|---|
| Januar | 14 000 | 0,70 |
| Februar | 15 000 | 0,75 |
| März | 17 000 | 0,85 |
| April | 18 000 | 0,90 |
| Mai | 19 000 | 0,95 |
| Juni | 24 000 | 1,20 |
| Juli | 18 000 | 0,90 |
| August | 16 000 | 0,80 |
| September | 18 000 | 0,90 |
| Oktober | 20 000 | 1,00 |
| November | 26 000 | 1,30 |
| Dezember | 35 000 | 1,75 |
In diesem fiktiven Beispiel erzielt das Geschäft einen Jahresumsatz von 240.000, was einem Durchschnitt von 20.000 pro Monat entspricht. Der Dezember mit 35.000 weist einen Index von 1,75 auf und macht allein fast 15 % des Jahresumsatzes aus. Der November mit einem Wert von 1,30 deutet bereits auf den Anstieg hin, und der Juni mit 1,20 erinnert an den Effekt des Vatertags. Das Tief im Januar mit 0,70 erklärt, warum ein schlecht abgestimmter Lagerbestand zum Jahresende die Liquidität im ersten Quartal so stark belastet: Man startet in den schwächsten Monat mit dem vollsten Lager.
Zwei Vorsichtsmaßnahmen bei der Auswertung ändern alles. Die erste betrifft die zensierte Nachfrage. Ihre Verkaufszahlen spiegeln die Nachfrage nicht wider, sobald der Lagerbestand aufgebraucht war: Wenn Ihr meistgefragtes Produkt im vergangenen Dezember zehn Tage lang nicht vorrätig war, liegen die erfassten Verkaufszahlen unter dem, was die Kunden gekauft hätten. Korrigieren Sie die historischen Daten, indem Sie eine vorsichtige Schätzung der entgangenen Umsätze hinzufügen, beispielsweise indem Sie den durchschnittlichen Tagesumsatz desselben Artikels an den Tagen zugrunde legen, an denen er verfügbar war. Die zweite betrifft die Granularität der Analyse. Ein globaler Index glättet gegensätzliche Realitäten: Kurze Formate und mildere Sorten erreichen ihren Höhepunkt im Sommer, wenn auf der Terrasse geraucht wird, während Kisten, große Vitolas und Prestige-Sorten sich auf den Herbst und das Jahresende konzentrieren. Berechnen Sie daher mindestens einen Index pro großer Kategorie: Kernsortiment, Mittelklasse, Oberklasse, Zubehör.
Ein letzter Tipp: Speichern Sie diese Daten in einer einzigen Datei, die Sie vierteljährlich aktualisieren. Nach drei Jahren verfügen Sie über eine solide Grundlage und erkennen, was sich hinter den großen Trends verbirgt – beispielsweise eine mögliche Verschiebung des Verkaufshochs von Dezember auf November, da Ihre Kunden ihre Geschenke früher kaufen.
Die Höhepunkte des Zigarrenjahres im Überblick
Sobald der Index festgelegt ist, muss er mit Anlässen verknüpft werden, denn man kauft nicht für einen Monat, sondern für ein bestimmtes Ereignis. Jeder Anlass hat seinen typischen Warenkorb, seine bevorzugten Formate und seinen eigenen Zeitrahmen. Die nachstehende Tabelle enthält eine allgemeine Übersicht, die Sie mit Ihren bisherigen Daten abgleichen sollten: Sie ist nur dann aussagekräftig, wenn sie an Ihre Kundschaft angepasst ist.
| Höhepunkt | Kaufverhalten | Zu erwartende Referenzen | Frist für die Bestellung |
|---|---|---|---|
| Jahresende (November und Dezember) | Geschenke, Festessen, Luxus-Einkäufe | Kisten, Spitzen-Vitolas, Premium-Sortiment, Zubehör | Etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Verkaufsstart |
| Vatertag (Juni) | Geschenk für einen Empfänger, den der Käufer manchmal nur flüchtig kennt | Sortimente, Einstiegs- und Premium-Formate, Zubehör | Etwa 6 Wochen vorher |
| Sommer und Terrassensaison | Kürzere Zigarren, gesellige Anlässe, mildere Aromen | Kleine Formate des Velocity-Kerns | Regelmäßige Nachlieferung, monatlich |
| Schulbeginn und Herbst | Die Abendveranstaltungen kehren zurück, Whisky- oder Rum-Verkostungen, die Stammgäste kommen wieder | Mittlere und große Vitolas, mittleres Preissegment | Etwa 4 bis 6 Wochen vorher |
| Begrenzte Zuweisungen und Ausgänge | Sammlerkunden, vorzeitige Verpflichtungen | Zugewiesene Referenzen | Gemäß dem Zeitplan des Händlers |
Die Termine in der letzten Spalte sind Richtwerte, die Sie durch Ihre eigenen, genau ermittelten Fristen ersetzen sollten. Was bei der Erstellung dieser Übersicht auffällt, ist der unterschiedliche Charakter der Höhepunkte. Das Jahresende und der Vatertag sind Anlässe zum Schenken: Der Käufer ist nicht immer ein Kenner, er möchte keinen Fehler machen und schätzt Beratung und Verpackung. Der Sommer und der Schulanfang sind Konsumgelegenheiten: Der Käufer ist Stammkunde, er weiß, was er will, er vergleicht, er wird ungeduldig, wenn seine bevorzugte Zigarrenform fehlt.
Diese Unterscheidung bestimmt die Auswahl. Bei den Geschenken setzen wir auf bewährte, leicht verständliche und einfach zu verschenkende Produkte sowie auf Accessoires, die das Geschenk abrunden. Beim Verkauf achten wir darauf, die Vielfalt des Sortiments zu bewahren, denn ein Stammkunde, der seine bevorzugte Zigarrenform nicht findet, wird sie sich anderswo besorgen – und kehrt nicht immer zurück.
Denken Sie auch an Veranstaltungen, die speziell für Ihre Stadt oder Ihren Kundenstamm relevant sind: eine Verkostungsveranstaltung im Geschäft, eine Firmenveranstaltung, eine Messe, eine Hochzeit in der Region. Diese sind in keinem allgemeinen Veranstaltungskalender aufgeführt, sorgen aber dennoch für Umsatz. Tragen Sie sie in den Kalender ein, sobald sie bekannt sind – zusammen mit dem daraus resultierenden Bestelltermin und einem benannten Verantwortlichen.
Die verzeichneten Verkaufszahlen entsprechen nicht der Nachfrage: Eine durch Lieferengpässe lückenhafte Zeitreihe unterschätzt stets das Potenzial eines Verkaufshochs, und genau das muss korrigiert werden, bevor man irgendwelche Berechnungen anstellt.
Von der Prognose bis zur Bestellung: Berechnung des Jahresendbudgets
Im Mittelpunkt des Zeitplans steht die Umrechnung einer Prognose in die zu bestellende Menge. Die Methode umfasst vier Schritte und erfordert lediglich eine Tabellenkalkulation. Schritt 1, die Prognose: Nehmen Sie die Umsätze zu Einkaufskosten des entsprechenden Zeitraums im Vorjahr, bereinigt um die zensierte Nachfrage, und wenden Sie einen vorsichtigen Trend an, der auf Ihren letzten Monaten basiert. Schritt 2, der prognostizierte Lagerbestand: Gehen Sie vom aktuellen Lagerbestand aus, ziehen Sie die prognostizierten Umsätze bis zum Tag vor der Hochsaison ab und addieren Sie die bereits in Bearbeitung befindlichen Bestellungen hinzu.
Schritt 3, der Zielbestand: Dies ist die Prognose für den Zeitraum zuzüglich eines Sicherheitsbestands, der als Prozentsatz der Prognose festgelegt wird. Zwanzig Prozent sind ein Ausgangswert, der je nach Zuverlässigkeit Ihrer Prognosen und der Geschwindigkeit Ihrer Nachschubprozesse angepasst werden sollte. Schritt 4, der Bedarf: Der Zielbestand abzüglich des prognostizierten Bestands und abzüglich der noch nicht eingetroffenen Bestellungen ergibt die Menge, die vor dem angestrebten Datum in den Lagerraum gebracht werden muss.
Wenden wir diese Methode auf ein allgemeines Beispiel an. Zum 1. Oktober belief sich der Lagerbestand auf 40.000 zu Anschaffungskosten. Im vergangenen Jahr beliefen sich die Verkäufe zu Anschaffungskosten im Oktober auf 12.000, im November auf 15.600 und im Dezember auf 21.000. Bei einem Trend von 5 % lauten die Prognosen nun 12.600, 16.380 und 22.050. Eine Bestellung über 2.000 ist bereits unterwegs.
| Zeile | Berechnung | Wert |
|---|---|---|
| Lagerbestand zum 1. Oktober | Bestandsangabe | 40 000 |
| Für Oktober geplante Verkäufe | 12.000 × 1,05 | 12 600 |
| Für November geplante Verkäufe | 15.600 × 1,05 | 16 380 |
| Prognostizierter Lagerbestand zum 30. November | 40.000 – 12.600 – 16.380 | 11 020 |
| Prognose vom Dezember | 21.000 × 1,05 | 22 050 |
| Zielbestand zum 1. Dezember | 22.050 × 1,20 | 26 460 |
| Bestellung bereits unterwegs | Angabe | 2 000 |
| Bestellbedarf | 26.460 – 11.020 – 2.000 | 13 440 |
Diese Gesamtzahl dient lediglich als Orientierungsgröße. Ein Keller, der wertmäßig gut bestückt ist, kann bei den richtigen Artikeln leer sein, und genau das lässt sich aus dem Gesamtbudget nicht ablesen. Daher muss es nach Kategorien aufgeschlüsselt werden, wobei Sie sich auf Ihre ABC-Analyse und die Einstufung Ihrer Artikel nach Umschlagshäufigkeit stützen sollten. Im Beispiel könnte eine erste Aufteilung wie folgt aussehen.
| Kategorie | Anteil am Bedarf | Betrag | Logik |
|---|---|---|---|
| Geschwindigkeitskern (Referenzen A) | 50 % | 6 720 | Die Verfügbarkeit der Titel sichern, die den Großteil der Veröffentlichungen ausmachen |
| Geschenke, Geschenksets und Produkte der mittleren Preisklasse | 30 % | 4 032 | Auf die Geschenk-Anfrage mit lesbaren Angaben antworten |
| Hochwertige Produkte und Zuwendungen | 10 % | 1 344 | Kundenreservierungen vervollständigen – niemals blind kaufen |
| Zubehör und Verpackung | 10 % | 1 344 | Das passende Zubehör zum Geschenk verkaufen: Becher, Feuerzeug, Verpackung |
Diese Prozentsätze sind ein Ausgangspunkt und keine Norm: Ein Geschäft, das sich an eine Stammkundschaft richtet, oder im Gegensatz dazu an Laufkundschaft, wird diese Prozentsätze deutlich verschieben. Entscheidend ist, dass die Aufteilung schriftlich festgehalten, mit dem Team besprochen und im folgenden Jahr mit der tatsächlichen Situation verglichen wird. Ein nicht aufgeschlüsseltes Budget driftet immer in Richtung dessen ab, was der Einkäufer mag, und nicht in Richtung dessen, was die Kundschaft kauft.
Die Anstrengungen aufteilen: Kerngeschäft, Geschenke, Premium-Segment und Liquidität
Zunächst der Geschwindigkeitskern
Wenn das Budget knapp ist, besteht die Kunst darin, zuerst die Artikel zu beliefern, deren Ausfall am teuersten ist. Das sind diejenigen, die jede Woche ausgeliefert werden, oft das Einstiegssortiment des Hauses – wie beispielsweise der „Chateau Fuente“ bei vielen Weingütern – sowie einige Vitolas aus dem mittleren Preissegment, die für die Treue der Stammkunden sorgen. Berechnen Sie für jede Sorte den Bestellpunkt unter Berücksichtigung der oben ermittelten tatsächlichen Lieferzeit und geben Sie die Bestellung dann unter Berücksichtigung der saisonalen Spitzenzeiten und nicht des Durchschnittsabsatzes auf: Eine Sorte, die im Durchschnitt drei Kisten pro Woche verkauft, kann im Dezember fünf oder sechs Kisten pro Woche verkaufen.
Geschenke: Übersichtlichkeit steht an erster Stelle
Wer ein Geschenk kauft, sucht nicht nach Seltenheit, sondern nach der Gewissheit, die richtige Wahl getroffen zu haben. Er braucht einen Namen, der für sich spricht, ein Format, das sich gut präsentieren lässt, und eine Geschichte, die er beim Überreichen in einem Satz erzählen kann. Die Hemingway-Vitolas fügen sich mit ihrer unverkennbaren „Perfecto“-Silhouette ganz natürlich in diese Logik ein, ebenso wie die Geschenkboxen und Sortimente, die Sie selbst zusammenstellen. Bereiten Sie diese rechtzeitig vor: Eine Geschenkbox, die am 20. Dezember in aller Eile zusammengestellt wird, verkauft sich weniger gut und vor allem zu einem niedrigeren Preis als eine im November vorbereitete Box mit ihrem Begleitblatt.
High-End-Geräte und Subventionen: Vorbestellung statt Risiko
Bei prestigeträchtigen Referenzen macht man die teuersten Fehler. Die Vorsichtsregel lautet: Kaufen Sie niemals blind mehr ein, als Ihre Vorbestellungen und Ihre bisherige Geschäftsentwicklung rechtfertigen. Nehmen Sie bereits im Herbst Kontakt zu Ihren Sammlerkunden und Ihren besten Geschenk-Kunden auf, bieten Sie ihnen an, eine Reservierung vorzunehmen, und bitten Sie, sofern es Ihre Geschäftspolitik zulässt, um eine Anzahlung. Eine reservierte Schachtel ist bereits zur Hälfte verkauft und belastet Ihren Cashflow nicht mehr in gleichem Maße.
Liquidität: Die zeitliche Verschiebung zwischen Kauf und Zahlungseingang
Die finanzielle Falle des Jahresendkalenders lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Sie bezahlen im November das, was Sie erst im Dezember einnehmen werden. Je nach Ihren Zahlungsbedingungen (bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Händler) kann eine Ende Oktober gelieferte Bestellung fällig werden, noch bevor die ersten Weihnachtsumsätze die Kasse füllen. Der Liquiditätsbedarf in der Spitzenzeit lässt sich berechnen, indem man die vor dem 15. Dezember fälligen Zahlungen mit den für denselben Zeitraum erwarteten Zahlungseingängen vergleicht. Ist der Saldo negativ, stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung: die Bestellung auf zwei Lieferungen aufzuteilen, die Zahlungsfrist zu verhandeln oder den Anteil des Budgets für Spekulationen zu reduzieren.
Sollte das Budget dennoch hinter dem Bedarf zurückbleiben, legen Sie eine feste, schriftlich festgehaltene Prioritätenreihenfolge fest: zuerst das Kernsortiment, dann die Kundenvorbestellungen, anschließend die Artikel mit hoher Sichtbarkeit und erst ganz zuletzt die Artikel, deren Verkauf nur erhofft wird. Diese Reihenfolge schützt das, was mit Sicherheit Gewinn bringt, vor dem, was nur mit etwas Glück Gewinn bringt.
Der Zwölfmonatsplan: Meilensteine, Verantwortliche und Überprüfungen
Der Dezember ist nur einer von vielen Terminen im Jahr. Ein umfassender Einkaufskalender verteilt die Meilensteine über zwölf Monate, sodass jeder Höhepunkt nach dem gleichen Schema abläuft, ohne dass man es neu erfinden muss. Hier ist ein allgemeiner Rahmen, den Sie anpassen können.
| Zeitraum | Kaufmeilenstein | Steuerung |
|---|---|---|
| Januar | Vollständige Bestandsaufnahme, Bilanz im Dezember, Festlegung des Jahresbudgets | Aktualisierung des saisonalen Index, Analyse des Restbestands |
| Februar und März | Erste Frühjahrsbestellung: Klärung der Zulagen mit dem Händler | ABC-Prüfung, Ermittlung des ruhenden Bestands |
| April | Bestellung zum Vatertag | Vorbereitung der Sets, Schulung des Teams |
| Mai | Entgegennahme, Stabilisierung, Einbau | Qualitätskontrolle, Kennzeichnung |
| Juni | Ein besonderes Geschenk | Tägliche Überwachung von Lieferengpässen |
| Juli und August | Reduzierte Nachbestellungen | Überprüfung der Lagerbestände, Entscheidungen zur Lagerhaltung, Urlaub |
| September | Dezember-Prognose, Liquiditätsplan, erste Kontakte zu Händlern | Bedarfsberechnung, Aufschlüsselung nach Kategorien |
| Oktober | Festbestellung zum Jahresende, Reservierung der zugeteilten Artikelnummern | Kundenvorbestellungen, Überprüfung der Lagerobergrenze |
| November | Annahme, Einlagerung, Vorbereitung | Teambildung, Schaufenster, Geschenkboxen |
| Dezember | Ausschließlich gezielte Nachbestellungen | Tägliche Servicequote, Protokoll der entgangenen Verkäufe |
Der Zeitplan ist nur dann sinnvoll, wenn er lebendig ist. Bestimmen Sie für jeden Meilenstein einen Verantwortlichen, tragen Sie die Fristen in den gemeinsamen Kalender des Teams ein und organisieren Sie eine kurze vierteljährliche Besprechung, in der Prognosen und tatsächliche Ergebnisse verglichen werden. In dieser Abweichung, die drei- oder viermal hintereinander beobachtet wird, liegen Ihre größten Verbesserungsmöglichkeiten: eine zu optimistische Einschätzung, eine unterschätzte Frist, eine übergewertete Kategorie.
Beziehen Sie schließlich den Händler mit ein. Wenn Sie Ihre Prognosen für das Jahresende – auch wenn diese nur ungefähr sind – mitteilen, kann Ihr Ansprechpartner die Verfügbarkeit vorausschauend planen und Sie auf Artikel hinweisen, bei denen es möglicherweise zu Engpässen kommen könnte. Eine Vertriebsbeziehung funktioniert besser, wenn alle Beteiligten die gleichen Termine im Blick haben.
Dezember und danach: Die Saison steuern und den Januar vorbereiten
Jeden Morgen die Servicequote messen
Während der Spitzenzeit verdient nur ein einziger Indikator tägliche Beachtung: die Erfüllungsquote des Kernsortiments. Sie berechnet sich wie folgt: Anzahl der bei Ladenöffnung verfügbaren Artikel A geteilt durch die Gesamtzahl der Artikel A. Wenn Sie zwanzig Artikel A im Blick haben und achtzehn davon verfügbar sind, beträgt Ihre Erfüllungsquote 90 %. Das Ziel ist es, so nah wie möglich an 100 % zu bleiben. Notieren Sie jeden Morgen die fehlenden Artikel und den Grund dafür, denn dieses Protokoll der entgangenen Verkäufe fließt in den Index des nächsten Jahres ein und korrigiert dabei die zensierte Nachfrage.
Januar: Restbestand ablesen
Die Dezember-Bestandsaufnahme beginnt am 2. Januar mit einer einfachen Frage: Wie viele Verkaufswochen im Januar deckt der verbleibende Lagerbestand ab? Der angestrebte Restbestand deckt in der Regel die ersten Wochen des Jahres ab – gerade so lange, bis angesichts der saisonalen Flaute eine neue Bestellung aufgegeben werden kann. Darüber hinaus verwandelt er sich in einen ruhenden Bestand. Öffnen Sie die unverkauften Kisten, bieten Sie die Zigarren einzeln oder in kleinen Sortimentsschachteln an und ordnen Sie die Artikel, die sich nicht verkauft haben, in Ihrer ABC-Analyse neu ein.
Fehler, die einen Dezember kosten
Fünf Fehler treten fast immer wieder auf. Der erste besteht darin, in letzter Minute zu bestellen und dabei den Tag, an dem man sich Sorgen macht, mit dem Tag zu verwechseln, an dem man eigentlich hätte handeln müssen. Der zweite besteht darin, die Planung auf der Grundlage des Vorjahres vorzunehmen, ohne die Lieferengpässe zu korrigieren, was automatisch zu derselben Verknappung führt. Der dritte Fehler besteht darin, an einem Gesamtbudget ohne Aufschlüsselung festzuhalten, während der Lagerraum voller Artikel ist, die sich nicht verkaufen. Der vierte Fehler ist, aus Begeisterung Neuheiten mit dem Geld aus dem Liquiditätspuffer zu kaufen. Der fünfte Fehler ist, die Liquiditätslage zu ignorieren und im Dezember festzustellen, dass man nicht über die Mittel verfügt, um die Bestseller wieder aufzufüllen.
Keiner dieser Fehler erfordert besondere Fähigkeiten, um vermieden zu werden: Sie lassen sich durch einen Zeitplan, Vorlagen und regelmäßige Überprüfungen verhindern. Genau das macht die Einkaufsplanung zu einem der rentabelsten Hebel eines Geschäfts – weit vor Werbeaktionen oder Rabatten.
FAQ: Zeitplan für den Kauf von Zigarren
Wann sollte man seine Zigarren für Dezember bestellen?
Man muss vom angegebenen Verkaufsstart zurückrechnen und dabei die Lieferzeit, die Reifezeit im Keller, die Aufstellung sowie eine Sicherheitsmarge abziehen. In einem allgemeinen Beispiel ergibt dies etwa 41 Tage, d. h. eine Bestellung vor Ende Oktober für eine Vitrine, die Anfang Dezember bereitsteht. Ermitteln Sie Ihre eigenen Lieferzeiten anhand Ihrer letzten drei Bestellungen und behalten Sie die längste im Hinterkopf, denn genau diese Verzögerung kostet Umsatz.
Wie berechnet man die Menge an Zigarren, die man für die Feiertage bestellen sollte?
Die Methode umfasst vier Schritte: Prognose der Umsätze für den Zeitraum auf Basis des Vorjahres, bereinigt um Lieferengpässe; Hochrechnung des Lagerbestands vor der Hochsaison; Festlegung eines Zielbestands unter Hinzurechnung eines Sicherheitsbestands; und schließlich Berechnung des Bedarfs durch Differenzbildung. Anschließend muss dieser Bedarf nach Kategorien (Schnelldreher, Geschenkartikel, Premium-Produkte, Zubehör) aufgeschlüsselt werden, anstatt sich auf einen Gesamtbetrag zu beschränken.
Wie hoch sollte der Sicherheitsbestand zum Jahresende sein?
Ein sinnvoller Ausgangswert liegt bei etwa 20 % der Prognose für den Zeitraum und sollte je nach Zuverlässigkeit Ihrer Prognosen und der Geschwindigkeit Ihrer Nachschubprozesse angepasst werden. Je länger Ihre Lieferzeiten sind und je unregelmäßiger Ihre Umsätze ausfallen, desto großzügiger sollte der Sicherheitsbestand bei den Artikeln des Kernsortiments sein und desto geringer sollte er bei den Modeartikeln ausfallen.
Wie lässt sich unverkaufter Lagerbestand im Januar vermeiden?
Drei Maßnahmen senken das Risiko erheblich: ein genau berechneter statt nach Augenmaß geschätzter Zielbestand, Kundenvorbestellungen für Premium-Artikel und eine Aufteilung nach Kategorien, die den Anteil an Spekulationskäufen begrenzt. Ermitteln Sie im Januar, wie viele Verkaufswochen der Restbestand noch abdeckt, und verwerten Sie unverkaufte Sets zügig, damit sie nicht in den ruhenden Bestand abrutschen.
Folgen die zugeteilten Referenzen demselben Beschaffungszeitplan?
Nein. Produkte, die einer Zuteilung unterliegen, wie beispielsweise OpusX, folgen dem Vertriebszeitplan: zugeteilte Mengen und im Vorfeld festgelegte Reservierungszeiträume. Ihre Aufgabe besteht darin, regelmäßig mit Ihrem Vertriebspartner in Kontakt zu bleiben, Ihren Bedarf rechtzeitig anzumelden und Ihre eigenen Kunden durch Reservierungen abzusichern, bevor Sie die Mengen festlegen.
Sollte man zum Vatertag und zu Weihnachten anders einkaufen?
Beide Anlässe eignen sich zum Verschenken, unterscheiden sich jedoch in ihrem Umfang und ihrem Profil. Weihnachten erfordert ein größeres Budget, ein breiteres Sortiment und mehr Geschenksets; beim Vatertag liegt der Schwerpunkt eher auf erschwinglicheren Sortimenten und Accessoires. Berechnen Sie für jeden Anlass einen eigenen saisonalen Index, anstatt die Mengenangaben einfach von einem auf den anderen zu übertragen.
Die Zeit ist der wichtigste Rohstoff einer Zigarre
Eine Zigarre lässt auf sich warten. Die Blätter werden angebaut, getrocknet, fermentiert, gereift, dann gerollt und ruhen gelassen – und man spricht von Jahreszeiten und Jahren, niemals von Tagen. Diese Geduld ist das Markenzeichen eines Handwerks, das weiß, dass man die Zeit nicht aufholen kann. Der Einzelhändler, der in Wochen denkt, der bestellt, wenn ihn Zweifel überkommen, der feststellt, dass der Dezember zu voll oder zu mager ist, hat diese Kultur der Zeit genau in dem Moment verloren, in dem sie ihm am meisten gebracht hätte.
Der Einkaufsplan ist keine buchhalterische Übung, sondern eine Möglichkeit, diesen Rhythmus einzuhalten. Er zwingt Sie dazu, ehrlich zurückzublicken, sowohl Ihre Fehlbestände als auch Ihre unverkauften Waren zu erfassen, Ihre Lieferfristen zu messen, anstatt nur darauf zu hoffen, und Termine festzulegen, die dem gesamten Team bekannt sind. Er schützt auch Ihre Beziehung zum Kunden: Wer am 22. Dezember hereinkommt, um die Zigarre zu verschenken, die er mit Blick auf eine bestimmte Person ausgesucht hat, und diese dann im Schaufenster vorfindet – gut gelagert und mit der passenden Beratung –, wird dieses Erlebnis nicht vergessen.
Schlagen Sie diese Woche Ihren Kalender auf und tragen Sie drei Termine ein: den Tag, an dem Sie Ihre tatsächlichen Durchlaufzeiten ermittelt haben, den Tag, an dem Sie Ihren Bedarf zum Jahresende berechnet haben, und den Tag, an dem die Bestellung versandt wird. Überlassen Sie dann den Rest der angenehmsten Aufgabe in diesem Beruf: dem Gespräch über Tabak, Geschmack und Anlässe mit Kunden, die genau das mitnehmen, was sie gesucht haben. Der Dezember wird zwar schon im Oktober vorbereitet, aber man genießt ihn vor allem dann, wenn alles bereit ist und man sich ganz auf die Beratung konzentrieren kann.
